Signature mail de notaire : modèle conforme au règlement professionnel

Mentions obligatoires

• Titre de notaire et éléments d'identificationObligatoire

  L'article 15 du code de déontologie impose de mentionner dans vos correspondances votre titre de notaire, « à l'exclusion de toute autre dénomination ou qualification ». L'article 14.1 du règlement professionnel exige en outre que tout document de correspondance porte les éléments permettant de vous identifier : votre nom et les coordonnées de l'office.

• Notaire salarié : titulaire de l'office et siègeObligatoire

  Le notaire salarié mentionne dans toutes ses correspondances le nom ou la dénomination du titulaire de l'office au sein duquel il exerce, ainsi que le siège de cet office (article 15 du code de déontologie et article 15 du règlement professionnel). Le but est qu'il n'y ait aucun doute sur l'office pour lequel vous intervenez.

• Adresse d'envoi en « .notaires.fr »Obligatoire

  L'article 16.3 du règlement professionnel prévoit que l'adresse de messagerie professionnelle sortante du notaire se termine par « .notaires.fr », selon le plan de nommage du CSN. Une adresse sur un domaine privé ou une messagerie grand public ne respecte pas cette règle et brouille un repère utile contre les faux emails.

• Logo de la profession (Marianne)Obligatoire

  L'article 14.5 du règlement professionnel rend obligatoire l'usage des logotypes de la charte graphique et l'apposition de la « Marianne » sur tous les supports de communication, y compris numériques. Si l'office a son propre logo, il doit l'associer au logo NOTAIRES DE FRANCE en monochrome dans un bloc-marque.

• Mentions de la société titulaire de l'officeObligatoire

  Une SEL titulaire de l'office fait suivre sa dénomination de sa forme, de la profession exercée et de son capital (article 41 de l'ordonnance n° 2023-77 du 8 février 2023), une SCP de « SCP » et de la profession (article 12). Le numéro SIREN suivi de la mention RCS et de la ville du greffe complète ces mentions (article R123-237 du Code de commerce).

Mentions recommandées

• Diplômes, certificat de spécialisation et distinctionsRecommandée

  L'article 15 du code de déontologie vous autorise à faire suivre votre titre de vos diplômes et grades universitaires, de votre certificat de spécialisation et des distinctions honorifiques reconnues par la République. Une certification ISO de l'office s'écrit « office certifié ISO par [organisme] », suivi du numéro d'enregistrement (article 15 du règlement professionnel).

• Alerte sur les coordonnées bancairesRecommandée

  Les comptes professionnels des notaires sont obligatoirement ouverts à la Caisse des dépôts, avec le code BIC CDCGFRPPXXX, rappellent les Notaires de France. Une ligne du type « Nos coordonnées bancaires ne changent jamais par email : vérifiez-les par téléphone » aide vos clients à repérer une tentative de fraude.

À éviter

• Toute autre qualification que celle de notaireÀ éviter

  « Notaire conseil en patrimoine », « notaire expert en droit de la famille » ou « spécialiste » sans certificat sont exclus par l'article 15 du code de déontologie. Seules les mentions énumérées par ce même article peuvent accompagner le titre.

• Appellation suggérant une exclusivitéÀ éviter

  Les noms, dénominations et appellations ne doivent pas faire naître une fausse croyance sur une exclusivité de compétence territoriale ou un monopole fonctionnel (article 16.1 du règlement professionnel). « Le notaire de Nantes » est à proscrire, même en accroche de signature.

Le même nom sur tous vos supports

L'article 16.5 du règlement professionnel exige un nom identique dans les actes, sur le sceau, le papier à en-tête, l'adresse et la signature courriel, les plaques et les annuaires. Si vous ajoutez à votre nom celui de votre conjoint à titre d'usage, informez la chambre et mettez à jour tous ces supports en même temps.

Une carte de visite digitale pour vos clients

L'article 14.2 du règlement professionnel interdit « toute distribution générale de carte de visite ». Une carte pro digitale reste utile pour vos clients et vos partenaires, à condition de la remettre au cas par cas et non de la diffuser en masse.

Identifiez votre office dans une société multi-offices

Le règlement professionnel exige qu'un office soit identifié sans équivoque, avec son siège et son lieu d'exercice, y compris sur le site d'une société à laquelle il appartient (article 14.4). Dans la signature, indiquez l'office où vous êtes nommé plutôt que le seul nom du groupe.

Pas de bannière promotionnelle

Le notaire s'abstient de toute démarche à caractère publicitaire (article 14 du code de déontologie). Un lien vers le site de l'office suffit : laissez de côté les bannières et les accroches commerciales.