Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

FUTUR DIGITAL, SAS au capital de 45 000 €, RCS Nanterre 517 862 967, 696 rue Yves Kermen, 92100 Boulogne-Billancourt, éditrice du service SignaMail, est responsable du traitement de vos données personnelles au sens du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données, UE 2016/679) et de la loi Informatique et Libertés.

Contact dédié à SignaMail : bonjour@signamail.fr.

2. Données collectées

Dans le cadre de SignaMail, Futur Digital collecte les données suivantes :

• Données de compte : adresse email, prénom, nom, mot de passe (haché par Supabase Auth, jamais en clair), entreprise, numéro de téléphone (facultatif).
• Données de signature et carte pro : informations professionnelles que vous saisissez volontairement (titre, fonction, URL, réseaux sociaux, photo, adresse postale).
• Statistiques des cartes pro : consultations des cartes pro publiques (vues, clics, téléchargements vCard), referrer HTTP, user-agent. Les robots et les aperçus de liens ne sont pas comptés. Aucune adresse IP n'est stockée dans ces statistiques : l'adresse IP sert seulement, en mémoire et pendant quelques minutes, à limiter le nombre de requêtes.
• Journaux de sécurité : les connexions (réussies ou échouées), inscriptions et actions sensibles sur le compte (gestion des collaborateurs, changement de plan, demandes de support, actions d'administration) sont enregistrées avec l'adresse email du compte, l'adresse IP, le navigateur (user-agent) et la page concernée. Ces journaux sont conservés 12 mois.
• Données analytiques produit (avec votre consentement uniquement) : événements de navigation et d'usage des fonctionnalités (pages vues, clics), mesurés par PostHog. Lorsque vous êtes connecté et avez accepté l'analytique, nos serveurs envoient aussi à PostHog quelques événements clés (inscription, connexion, création ou publication d'une signature, publication d'une carte pro), rattachés à l'identifiant technique de votre compte. Ces envois serveur ne contiennent ni votre adresse email ni le nom de votre entreprise. Sans consentement, aucun de ces événements n'est envoyé.
• Outils gratuits : l'utilisation des outils gratuits (générateur de signature, QR code vCard, test SPF/DKIM/DMARC) est comptée de façon agrégée, sans cookie, sans adresse IP et sans profil de visiteur.
• Données de facturation (à l'ouverture des plans payants) : les plans payants sont aujourd'hui en liste d'attente et aucun paiement n'est collecté. Lorsqu'ils seront ouverts, Futur Digital facturera via son prestataire Stripe, qui traitera seul les informations de paiement (nous ne stockerons jamais vos numéros de carte bancaire).

3. Finalités et bases légales

Prospection par Futur Digital

Futur Digital, éditeur de SignaMail, est aussi une agence de visibilité locale (sites internet, référencement, fiche Google, réseaux sociaux). Les données de compte des utilisateurs professionnels (nom, prénom, email, téléphone, entreprise, site, adresse) et leur usage de SignaMail peuvent être utilisés par Futur Digital pour leur présenter ses autres services, par email ou par téléphone. Ces données ne sont ni vendues ni cédées à des tiers.

Vous pouvez vous opposer à cette prospection à tout moment, sans justification, en écrivant à bonjour@signamail.fr. Votre compte SignaMail n'en est pas affecté.

4. Durée de conservation

• Données de compte actif : pendant la durée d'utilisation du service.
• Suppression du compte : vous pouvez la demander depuis vos paramètres. Elle devient définitive 30 jours après la demande ; pendant ce délai, vous pouvez l'annuler. Si vous êtes propriétaire de l'entreprise, les cartes pro sont mises hors ligne dès la demande, et la suppression porte sur l'entreprise, ses collaborateurs, leurs cartes pro et statistiques, les modèles de signature et les fichiers stockés (logos, photos). Les journaux de sécurité vous concernant sont anonymisés.
• Données de facturation (à l'ouverture des plans payants) : 10 ans (obligation légale comptable, art. L123-22 Code de commerce).
• Journaux de sécurité (adresse IP et navigateur inclus) : 12 mois, puis suppression automatique.
• Codes OTP de vérification email : 10 minutes maximum.
• Statistiques cartes pro : 24 mois glissants, puis suppression automatique.

5. Hébergement et localisation des données

Vos données sont hébergées principalement en Europe :

• Application web (rendu, API) - Vercel, région Paris (cdg1, France).
• Base de données utilisateurs - Supabase, région Ireland (eu-west-1, Espace Économique Européen).
• Stockage fichiers (logos, photos) - Supabase Storage, région Ireland.
• Analytique produit - PostHog, région Allemagne (eu.posthog.com, Francfort).

6. Sous-traitants et transferts hors UE

Certains services tiers basés hors UE peuvent traiter vos données pour des finalités précises. Les transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou le Data Privacy Framework (DPF, successeur du Privacy Shield invalidé en 2020).

Aucune donnée n'est vendue, cédée à des tiers à des fins publicitaires, ou exploitée par des courtiers en données. L'usage par Futur Digital pour ses propres services est décrit à la section 3.

7. Vos droits

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Accès (Art. 15) : obtenir une copie des données vous concernant.
• Rectification (Art. 16) : corriger des données inexactes depuis votre espace personnel ou par email.
• Suppression / oubli (Art. 17) : demander l'effacement définitif de votre compte et données associées.
• Portabilité (Art. 20) : recevoir vos données dans un format structuré (JSON) lisible par machine.
• Opposition (Art. 21) : vous opposer à un traitement basé sur l'intérêt légitime.
• Limitation (Art. 18) : demander la suspension temporaire du traitement.

Pour exercer ces droits : envoyez un email à bonjour@signamail.fr en précisant la nature de votre demande et en justifiant de votre identité. Réponse sous 30 jours maximum.

En cas de litige non résolu, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL : cnil.fr (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés, autorité de contrôle française).

8. Cookies et traceurs

SignaMail utilise trois catégories de cookies et traceurs :

Strictement nécessaires (toujours actifs)

• Cookies de session (Supabase Auth) : authentification de l'utilisateur connecté ;
• Cookie de consentement (signamail-consent) : mémorise vos préférences cookies, 6 mois.

Ces cookies ne nécessitent pas de consentement préalable au sens de la directive ePrivacy car ils sont indispensables au fonctionnement du service.

Analytique (opt-in)

PostHog Cloud EU (Allemagne) : mesure d'audience (pages vues, clics, durée). Activé uniquement avec votre consentement explicite. Dans ce cas, PostHog dépose un cookie ph_* (identifiant pseudonyme du navigateur, 365 jours) et enregistre les mêmes informations dans le stockage local du navigateur (localStorage et sessionStorage). Lorsque vous êtes connecté, ces mesures sont rattachées à votre compte (voir section 2).

Sans consentement, aucun cookie PostHog n'est déposé et aucun événement n'est envoyé. PostHog peut seulement enregistrer dans le localStorage un indicateur technique mémorisant votre refus.

Replay de session & heatmaps (opt-in)

PostHog Replay : enregistrement de vos interactions (mouvements souris, scrolls, clics). Tous les champs de saisie sont masqués automatiquement (mots de passe, emails, etc.). Activé uniquement avec votre consentement explicite, en complément de l'analytique ; il utilise les mêmes cookie et stockage local.

Aucun cookie publicitaire, aucun pixel de tracking tiers (Facebook, Google Ads), aucun service de remarketing n'est utilisé.

9. Sécurité

• Chiffrement TLS 1.3 sur toutes les communications (HTTPS forcé via HSTS).
• Mots de passe hachés avec bcrypt (Supabase Auth).
• OTP de vérification email à 6 chiffres, hachés en base, expirant en 10 minutes.
• Politique de sécurité du contenu (CSP) limitant les domaines autorisés pour les scripts et les connexions, et interdisant l'intégration du site dans un cadre tiers (les scripts inline restent autorisés).
• Headers de sécurité : HSTS, X-Frame-Options, X-Content-Type-Options, Permissions-Policy.
• Sauvegardes chiffrées au repos (Supabase, fréquence quotidienne).
• Accès aux données limité au personnel autorisé sur base du principe du moindre privilège.

10. Données des collaborateurs ajoutés par un admin

Si l'administrateur d'un compte SignaMail ajoute un collaborateur (membre d'équipe avec une carte pro associée), il est responsable d'informer cette personne de l'existence du traitement et de ses droits. Futur Digital considère l'administrateur comme co-responsable du traitement des données des collaborateurs ajoutés.

Tout collaborateur dont les données figurent dans SignaMail peut nous contacter directement à bonjour@signamail.fr pour exercer ses droits.

11. Notification de violation

En cas de violation de données personnelles susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, Futur Digital s'engage à notifier la CNIL dans un délai de 72 heures et, si applicable, les personnes concernées dans les meilleurs délais.

12. Modifications

Cette politique peut être mise à jour pour refléter des changements de service ou de réglementation. Les modifications substantielles vous seront notifiées par email avant entrée en vigueur.

13. Contact

Pour toute question relative à la protection de vos données : bonjour@signamail.fr