Signature mail agent immobilier : le contexte
Vos emails partent vers des vendeurs qui hésitent à signer un mandat, des acquéreurs qui comparent plusieurs agences, des notaires et des syndics. Chacun peut vérifier votre carte sur le fichier des professionnels de l'immobilier tenu par les CCI : le numéro affiché dans votre signature lui évite de vous le demander.
Le décret n° 72-678 du 20 juillet 1972, pris pour l'application de la loi Hoguet, impose ces mentions sur « tous documents, contrats et correspondance à usage professionnel ». Le texte est antérieur à l'email et ne le cite pas, mais il ne distingue pas les supports : un message adressé à un client au sujet d'un bien est une correspondance professionnelle.
Le modèle ci-dessous correspond à une agence en SARL qui exerce la seule activité de transaction et a déclaré ne détenir aucun fonds. Si vous faites aussi de la gestion locative, ajoutez la mention « Gestion immobilière » et, dès lors que vous encaissez des loyers, le nom et l'adresse de votre garant.
Les mentions à faire figurer
Mentions obligatoires
- Numéro de la carte professionnelle et CCI de délivranceObligatoire
L'article 92 du décret n° 72-678 du 20 juillet 1972 impose « le numéro et le lieu de délivrance de la carte professionnelle » sur tous vos documents et correspondances professionnels. Depuis le 1er juillet 2015, la carte est délivrée par la CCI territoriale ou départementale d'Île-de-France : écrivez par exemple « délivrée par la CCI Bordeaux Gironde ».
- Nom ou raison sociale, adresse et activité exercéeObligatoire
Le même article exige le nom ou la raison sociale et l'adresse de l'entreprise, ainsi que l'activité exercée. Reprenez l'intitulé de votre carte, « Transactions sur immeubles et fonds de commerce », complété le cas échéant par « Gestion immobilière » ou « Syndic de copropriété ».
- Nom et adresse du garant financierObligatoire
L'article 92 les exige « le cas échéant », c'est-à-dire lorsque vous avez souscrit une garantie financière, ce qui est le cas dès que vous détenez des fonds pour le compte de vos clients. Le nom seul ne suffit pas : l'adresse du garant doit aussi figurer.
- Mentions de société : SIREN, RCS, siège, forme et capitalObligatoire
Une agence immatriculée indique son numéro SIREN suivi de la mention RCS et de la ville du greffe, ainsi que le lieu de son siège (article R123-237 du Code de commerce). Une société fait suivre sa dénomination de sa forme et de son capital (article R123-238), par exemple « Exemple Immo SARL au capital de 8 000 € ». En entreprise individuelle, votre nom est suivi de « EI » (article R526-27).
Mentions recommandées
- Mention « Non-détention de fonds »Recommandée
Si vous avez déclaré ne recevoir aucun fonds, votre carte porte cette mention (article 1er du décret de 1972). L'article 92 ne l'impose pas dans vos correspondances, mais la reprendre évite qu'un acquéreur vous adresse un acompte que vous n'êtes pas autorisé à recevoir.
- Lien vers votre barème d'honorairesRecommandée
L'arrêté du 10 janvier 2017 vous oblige à afficher les prix de vos prestations, en précisant qui en a la charge, dans l'agence comme sur votre site internet. Un lien direct vers cette page dans la signature répond à la première question d'un vendeur.
- Votre secteur et votre type de biensRecommandée
« Maisons et appartements anciens, Bordeaux rive droite » situe votre agence mieux qu'un slogan. Restez factuel : le code de déontologie (décret n° 2015-1090 du 28 août 2015, article 6) exige une information exacte sur vos activités et vos compétences.
À éviter
- Mentions « agréé », « assermenté » ou « accrédité »À éviter
L'article 92 interdit d'accompagner vos mentions légales de toute formule de nature à faire croire à une assermentation, une inscription, une commission, un accréditement ou un agrément. « Agence agréée » ou « agréé par la CCI » tombent sous cette interdiction.
- « Expertise gratuite » pour une estimationÀ éviter
Lorsque vous donnez un avis de valeur, le code de déontologie (article 6) vous oblige à informer le client que « cet avis ne constitue pas une expertise ». Une signature qui propose une « expertise gratuite » contredit cette règle : parlez d'estimation ou d'avis de valeur.
Conseils pour une signature efficace
Révisez la signature à chaque renouvellement de carte
La carte est délivrée pour 3 ans. À chaque renouvellement, vérifiez que le numéro et les activités affichés dans votre signature, et dans celles de vos négociateurs, correspondent toujours à la carte en vigueur.
Un modèle unique pour toute l'agence
Négociateurs salariés et agents commerciaux écrivent pour le compte du titulaire de la carte : leurs signatures doivent reprendre les mentions de l'agence. Avec un modèle commun, un changement de garant ou d'adresse se fait une fois, puis chaque collaborateur recolle sa signature le jour même.
Annoncez que vous ne demandez jamais de virement par email
Les échanges de fin de transaction attirent les tentatives d'usurpation d'adresse email. Une ligne du type « Nous ne vous demanderons jamais de virement par email » aide vos clients à repérer un faux message, surtout si votre carte porte la mention « Non-détention de fonds ».
Limitez-vous à 2 liens
Un lien vers votre site ou votre barème et un lien de prise de rendez-vous suffisent. Les bannières de biens à la une changent chaque semaine et alourdissent vos messages : réservez-les à votre site et à vos annonces.
Les erreurs fréquentes
- Indiquer « Carte T n° ... » sans la CCI qui l'a délivrée : le lieu de délivrance fait partie de la mention exigée.
- Garder une ancienne signature qui mentionne une carte délivrée par la préfecture : les cartes sont délivrées par les CCI depuis le 1er juillet 2015.
- Afficher le nom du garant sans son adresse, ou un garant qui ne vous couvre plus après un changement de contrat.
- Laisser chaque négociateur composer sa propre signature : les mentions de l'agence finissent par différer d'un collaborateur à l'autre.
Questions fréquentes
La signature mail d'un agent immobilier est-elle soumise à la loi Hoguet ?
Oui. L'article 92 du décret du 20 juillet 1972, pris pour l'application de la loi Hoguet, vise « tous documents, contrats et correspondance à usage professionnel », sans distinguer le papier de l'email. La signature est le moyen le plus simple de faire figurer ces mentions sur chaque message, réponses rapides comprises.
Faut-il écrire « carte T » ou l'intitulé complet ?
« Carte T » est l'usage courant, mais le texte demande l'activité exercée. La formule la plus sûre reprend l'intitulé officiel : « Transactions sur immeubles et fonds de commerce, carte n° CPI 3301 2026 000 000 001 délivrée par la CCI Bordeaux Gironde ».
Dois-je mentionner mon assurance responsabilité civile professionnelle ?
Aucun texte ne l'exige dans vos correspondances. Le code de déontologie vous impose de communiquer les coordonnées de votre assureur « à première demande ». Le garant financier, lui, doit figurer sur vos documents dès que vous en avez un.
Mes négociateurs doivent-ils reprendre les mentions de l'agence ?
Oui. Salariés ou agents commerciaux, ils agissent pour le compte du titulaire de la carte, dont le numéro, la CCI, l'adresse et, le cas échéant, le garant doivent apparaître. Leur nom et leur fonction s'y ajoutent, et ils doivent pouvoir présenter leur attestation d'habilitation à toute personne qui la demande (code de déontologie, article 6).
Sources
- Article 92 du décret n° 72-678 du 20 juillet 1972 : mentions sur les documents et correspondances (Légifrance)
- Décret n° 2015-1090 du 28 août 2015 : code de déontologie des professionnels de l'immobilier (Légifrance)
- Arrêté du 10 janvier 2017 relatif à l'information des consommateurs dans les transactions immobilières (Légifrance)
- Article R123-237 du Code de commerce : mentions sur les papiers d'affaires (Légifrance)
Ces informations sont générales et ne remplacent pas l'avis de votre ordre professionnel ou d'un juriste. Une erreur ou un texte qui a changé ? Écrivez-nous à bonjour@signamail.fr.