Signature mail micro-entrepreneur : modèle et mention EI

Signature mail micro-entrepreneur : le contexte

Le régime de la micro-entreprise est un régime fiscal et social appliqué à une entreprise individuelle. Sur le plan juridique, vous êtes donc entrepreneur individuel, et vos interlocuteurs doivent pouvoir l'identifier dès votre premier email.

Pour un indépendant, la signature mail tient lieu de papier à en-tête. Elle porte les mentions exigées par le Code de commerce et donne à un prospect qui ne vous connaît pas encore de quoi vous situer : votre activité et un moyen direct de vous joindre.

Le modèle ci-dessous reprend les mentions attendues en 2026. Remplacez les valeurs d'exemple par les vôtres, puis copiez la signature dans Gmail, Outlook ou Apple Mail.

Les mentions à faire figurer

Mentions obligatoires

Mention « EI » ou « entrepreneur individuel »Obligatoire
Elle précède ou suit immédiatement votre nom sur vos devis, factures et correspondances professionnelles (article R526-27 du Code de commerce). L'obligation s'applique depuis la réforme du statut de l'entrepreneur individuel entrée en vigueur le 15 mai 2022.
Numéro SIREN et mention RCS suivie de la ville du greffeObligatoire
Uniquement si vous êtes commerçant immatriculé au registre du commerce et des sociétés. L'article R123-237 du Code de commerce impose ces informations sur toutes les correspondances liées à l'activité. Exemple : « SIREN 123 456 789 RCS Lyon ».

Mentions recommandées

Numéro SIRETRecommandée
Il est obligatoire sur vos devis et factures, pas dans une signature pour une activité libérale. L'afficher permet toutefois à un client de vérifier votre entreprise en quelques secondes sur l'annuaire officiel des entreprises.
Activité exercée et zone d'interventionRecommandée
« Graphiste indépendante, Lyon et à distance » renseigne mieux qu'un intitulé vague comme « Freelance ». Votre email est souvent transféré à un décideur qui ne vous connaît pas : la signature doit se suffire à elle-même.
Un lien vers votre site ou votre portfolioRecommandée
Un lien principal suffit, éventuellement complété par un lien de prise de rendez-vous. Au-delà de 2 ou 3 liens, la signature devient confuse et peut peser sur la délivrabilité.

À éviter

Mention « Dispensé d'immatriculation au RCS et au RM »À éviter
Elle date de l'ancien régime de l'auto-entrepreneur. L'article 27 de la loi Pinel du 18 juin 2014 a supprimé cette dispense : les micro-entrepreneurs commerçants et artisans doivent s'immatriculer depuis le 19 décembre 2014. Recopier cette mention donne une information fausse à vos clients.
Mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI »À éviter
Elle est obligatoire sur vos factures si vous relevez de la franchise en base de TVA, mais elle n'apporte rien dans une signature mail et alourdit le bloc de mentions.

Conseils pour une signature efficace

Écrivez depuis une adresse sur votre propre domaine

Une adresse contact@votre-nom.fr inspire plus confiance qu'une adresse Gmail ou Orange, et elle reste la même si vous changez de fournisseur. Un nom de domaine en .fr coûte environ 10 € par an. Pensez ensuite à configurer SPF, DKIM et DMARC pour que vos emails n'arrivent pas en spam.

Gardez la même signature sur ordinateur et sur mobile

Beaucoup d'indépendants répondent depuis leur téléphone avec la signature « Envoyé de mon iPhone ». Configurez la même signature dans l'application mobile : un client qui reçoit deux styles différents dans la même semaine le remarque.

Remplacez le second lien par un lien de rendez-vous

Un lien Calendly, Cal.com ou Google Agenda évite les échanges pour caler un premier appel. Il remplace utilement un deuxième lien vers votre site, il ne s'y ajoute pas.

Préférez le texte à une signature en image

Une signature composée d'une seule image n'est lue ni par les filtres antispam ni par les lecteurs d'écran, et elle apparaît souvent comme une pièce jointe. Gardez votre nom, votre activité et vos coordonnées en texte, le logo peut rester une image.

Les erreurs fréquentes

Faire figurer la mention EI sur ses factures mais pas dans ses emails : vos documents professionnels doivent être cohérents entre eux.
Signer avec son seul nom commercial, par exemple « Studio Lumière », sans son nom suivi de « EI ». Le nom commercial peut apparaître, à côté de la dénomination complète.
Afficher son adresse personnelle complète quand on travaille à domicile. La ville suffit en signature, l'adresse complète figure déjà sur vos factures.
Copier une ancienne signature trouvée en ligne avec la mention « Dispensé d'immatriculation », obsolète depuis 2014.

Questions fréquentes

La mention EI est-elle obligatoire dans un email ?

Oui, dès lors que l'email est une correspondance professionnelle. L'article R526-27 du Code de commerce vise les documents et correspondances à usage professionnel, sans distinguer le papier de l'email. La signature mail est l'endroit le plus simple pour l'afficher sur chaque message.

Dois-je indiquer mon SIRET dans ma signature mail ?

Ce n'est pas exigé pour une activité libérale. Si vous êtes commerçant immatriculé au RCS, votre numéro SIREN doit en revanche figurer sur vos correspondances, suivi de la mention RCS et de la ville du greffe. Dans tous les cas, l'afficher ne présente aucun risque et rassure les clients.

Puis-je utiliser une adresse Gmail pour ma micro-entreprise ?

Rien ne l'interdit. Une adresse sur votre propre nom de domaine renforce toutefois votre crédibilité et vous rend indépendant de votre fournisseur d'email. Si vous passez sur votre domaine, vérifiez que SPF, DKIM et DMARC sont bien configurés.

Que faire si j'avais une EIRL ?

Il n'est plus possible de créer une EIRL depuis février 2022. Les EIRL existantes continuent de fonctionner : si c'est votre cas, conservez la mention EIRL sur vos documents tant que le patrimoine affecté existe. Les nouveaux entrepreneurs individuels utilisent la mention EI.

Sources

Ces informations sont générales et ne remplacent pas l'avis de votre ordre professionnel ou d'un juriste. Une erreur ou un texte qui a changé ? Écrivez-nous à bonjour@signamail.fr.

Signature mail de micro-entrepreneur : modèle gratuit et mentions obligatoires