Signature mail freelance : le contexte
Le freelance du numérique, du développeur au rédacteur web, écrit surtout à des start-up et à des agences qui le sous-traitent. Le premier contact passe souvent par LinkedIn ou par une plateforme comme Malt, puis la relation bascule sur l'email : proposition, cadrage, livraison, facturation. La signature doit dire en une ligne qui facture la mission et où voir votre travail.
Les mentions changent avec le statut, et beaucoup de freelances en changent en cours de route : micro-entreprise au démarrage, puis EURL ou SASU quand l'activité grandit. En portage salarial, l'entreprise de portage conclut le contrat commercial avec votre client au plus tard 2 jours ouvrables après le début de la prestation (article L1254-22 du Code du travail) : c'est elle qui apparaît sur le contrat.
Le modèle ci-dessous est celui d'une développeuse en SASU. Les variantes pour l'entreprise individuelle et le portage salarial sont détaillées dans les mentions.
Les mentions à faire figurer
Mentions obligatoires
- En entreprise individuelle : « EI » après votre nomObligatoire
Micro-entrepreneur ou non, vous accolez « EI » ou « entrepreneur individuel » à votre nom sur vos correspondances professionnelles (article R526-27 du Code de commerce). Les règles détaillées figurent dans le modèle dédié aux micro-entrepreneurs.
- En EURL ou SASU : dénomination suivie de la forme et du capitalObligatoire
Vos emails indiquent la dénomination suivie de la forme et du montant du capital, même symbolique (article R123-238 du Code de commerce). Le texte cite « SARL » et « SAS » ; l'EURL étant une SARL à associé unique et la SASU une SAS, les sigles EURL et SASU sont d'usage courant.
- En société : SIREN avec la mention RCS, et lieu du siègeObligatoire
Ajoutez le numéro SIREN suivi de « RCS » et de la ville du greffe, ainsi que le lieu du siège social (article R123-237 du Code de commerce). Si votre société est domiciliée chez vous, c'est votre adresse personnelle qui apparaît ; une société de domiciliation l'évite.
Mentions recommandées
- En portage salarial : le nom de la société de portageRecommandée
Salarié porté, vous n'avez ni SIREN ni RCS à afficher : l'entreprise de portage signe le contrat commercial avec votre client (article L1254-22 du Code du travail). Aucun texte n'impose de la citer dans vos emails, mais une ligne « Développeuse en portage salarial avec [société] » évite qu'un service achats découvre au moment du contrat que la signataire est une autre entreprise.
- Spécialité et technologiesRecommandée
« Développeuse React et Node.js, applications métier » permet à un CTO de vous situer avant d'ouvrir votre profil. Gardez une seule ligne : le détail de votre stack a sa place sur votre site.
- Un lien vers vos réalisationsRecommandée
Portfolio, GitHub, Dribbble ou profil de plateforme avec avis : choisissez celui qui montre le travail attendu par ce type de client. Pour une agence, une étude de cas parle davantage qu'une page d'accueil.
À éviter
- Un SIRET qui n'est plus, ou n'est pas, le vôtreÀ éviter
Le passage de la micro-entreprise à la SASU crée une nouvelle personne morale avec un nouveau SIREN, et l'ancien numéro reste souvent dans la signature. En portage, n'affichez pas non plus le SIRET de l'entreprise de portage comme s'il s'agissait de votre entreprise.
- Un badge de certification ou de plateforme expiréÀ éviter
Afficher un certificat ou un label sans y être autorisé est une pratique commerciale réputée trompeuse, y compris envers des clients professionnels (articles L121-4 et L121-5 du Code de la consommation). Retirez le badge dès que la certification a expiré ou que la plateforme vous a retiré le statut correspondant.
Conseils pour une signature efficace
Changez la signature le jour où vous changez de statut
Une SASU ou une EURL a son propre SIREN et sa propre dénomination : mettez à jour la signature le jour de l'immatriculation, en même temps que vos devis. Un client qui reçoit un contrat au nom de la société et des emails signés de l'ancienne micro-entreprise s'interroge sur son cocontractant.
En sous-traitance d'agence, suivez la consigne de l'agence
Quand une agence vous présente à son client sous sa propre marque, elle peut vous demander une signature à son nom ou une signature neutre. Réglez ce point dans votre contrat avant le premier échange avec le client final.
Une version anglaise qui garde la ligne légale en français
Pour des clients étrangers, traduisez votre intitulé et vos liens, et conservez la ligne légale telle quelle. Le Code de commerce impose les mots ou les sigles français de la forme sociale, « SAS » ou « SARL ».
Plateformes : respectez leurs règles de contact
Si un client vous a trouvé sur Malt, les conditions générales de la plateforme encadrent la poursuite de la relation en dehors d'elle pendant une période qu'elles définissent. Relisez-les avant d'inviter ce client à vous écrire directement.
Les erreurs fréquentes
- Laisser le SIRET de l'ancienne micro-entreprise dans la signature après la création de la SASU ou de l'EURL.
- En portage salarial, signer comme une entreprise (« Studio Exemple ») sans mentionner la société de portage, puis envoyer un contrat à un autre nom.
- Omettre le capital d'une SASU parce qu'il est faible, ou ne pas le mettre à jour après une augmentation.
- Aligner 5 icônes de réseaux sociaux alors que seuls votre portfolio ou votre GitHub intéressent le client.
Questions fréquentes
Quelles mentions pour un freelance en SASU ?
La dénomination suivie de « SASU » ou « SAS » et du montant du capital (article R123-238 du Code de commerce), puis le numéro SIREN suivi de « RCS » et de la ville du greffe, avec le lieu du siège (article R123-237). Exemple : « Exemple Dev SASU au capital de 1 000 € · SIREN 123 456 789 RCS Rennes · Siège : 3 rue de l'Exemple, 35000 Rennes ».
Je suis en portage salarial : que mettre dans ma signature ?
Votre nom et votre spécialité, suivis de la société de portage : « Consultant en portage salarial avec [société] ». Vous n'avez pas de SIREN propre, puisque l'entreprise de portage est votre employeur et conclut le contrat commercial avec le client (articles L1254-1 et L1254-22 du Code du travail). Aucun texte n'impose cette mention dans vos emails, mais elle évite toute confusion sur l'entreprise signataire.
Faut-il mettre son profil Malt dans sa signature ?
Si l'essentiel de vos missions vient de Malt, le profil et ses recommandations peuvent servir de portfolio. N'utilisez pas en revanche votre signature pour proposer à un client rencontré sur la plateforme de traiter en direct : ses conditions générales encadrent ce cas.
Ma société est domiciliée chez moi : dois-je afficher mon adresse ?
L'article R123-237 du Code de commerce impose d'indiquer le lieu du siège social sur vos correspondances, et la lecture prudente consiste à afficher l'adresse complète. Si vous ne souhaitez pas diffuser votre adresse personnelle, domiciliez le siège auprès d'une entreprise de domiciliation.
Sources
- Article L1254-22 du Code du travail : contrat commercial de portage salarial (Code du travail numérique)
- Article R123-238 du Code de commerce : forme sociale et capital sur les documents (Légifrance)
- Article R123-237 du Code de commerce : mentions sur les correspondances (Légifrance)
- Article L121-4 du Code de la consommation : pratiques réputées trompeuses (Légifrance)
Ces informations sont générales et ne remplacent pas l'avis de votre ordre professionnel ou d'un juriste. Une erreur ou un texte qui a changé ? Écrivez-nous à bonjour@signamail.fr.